説明したつもりなのに、なかなか上手く伝わらない。そんなもどかしい経験をされたことはないでしょうか。相手の表情を見ながら、「もう一度説明し直そうか」と迷ってしまう場面、意外と多いものです。
いつも自分なりに丁寧に説明しているつもりでも、相手の理解が今ひとつ。そんなコミュニケーションの課題は、実はシンプルなコツで改善できます。
「わかりやすく話す」というと、難しく感じるかもしれません。でも、長年の経験から見えてきた話し方のテクニックを実践してみると、相手の理解度が驚くほど変わることに気づきました。
これから、すぐに実践できる話し方の基本テクニックを、具体例を交えながら紹介していきます。このテクニックを身につければ、きっとあなたの「伝える力」も確実に高まっていくはずです。
1. なぜ私たちの話は「わかりにくく」なってしまうのか
そもそも、なぜ私たちの話は「わかりにくく」なってしまうのでしょうか。
「なんで上手く伝わらないんだろう…」
こんな風に悩んでいる人ほど、実は理解力が高いケースが多いものです。少し意外に感じられるかもしれませんね。でも、これには大切な理由があるのです。
普段、私たちは相手の話を聞くとき、言葉の隙間を自然に補いながら理解しています。例えば、「この資料の3ページ目に…」と言われたら、自然と「資料の3ページ目を見れば良いんだな」と理解できますよね。
ところが、この「補う力」が高すぎることで、逆に話し手としては思わぬ落とし穴に陥ってしまうことがあります。相手も同じように理解してくれるだろうと無意識に考えてしまい、説明が飛躍したり、大切な部分を省略したりしてしまうのです。
また、専門的な仕事に携わっている方の場合、業界用語や専門用語を当たり前のように使ってしまう傾向があります。Webの世界でも「SEO対策」「コンバージョン率」といった言葉が日常的に飛び交いますが、こうした用語を一般の方との会話でそのまま使うと、理解の妨げになってしまいます。
2. わかりやすい話し方の大前提：物分かりの悪い人になる
こうした「わかりにくさ」を解消するには、どうすれば良いのでしょうか。
実は、わかりやすい話し方の第一歩として大切なのが、自分が「物分かりの悪い人」になることです。
「え？物分かりが悪くなる？」
そう思われた方もいるかもしれません。でも、これこそが上手な話し手になるための重要な考え方なのです。
具体例で見てみましょう。新入社員に仕事の指示を出す場面です。
【良くない例】 「この案件は優先度が高いので、スケジュールを調整して期日までに完了させてください」
【良い例】 「この仕事は急ぎなので、他の作業よりも先に取り組んでください。期限は明日の午後3時までです」
同じ内容でも、後者の方がずっと伝わりやすいですよね。抽象的な表現を避け、具体的な言葉で説明することで、相手の理解がグッと深まります。
3. 言葉選びの基本テクニック
説明したつもりなのに、なかなか上手く伝わらない。そんなもどかしい経験をされたことはないでしょうか。
実は、わかりやすく話すためには、いくつかの基本的なテクニックがあります。漢字をひらがなに置き換えたり、カタカナ語を減らしたり、余計な敬語を省いたり。
これらのテクニックを意識するだけで、相手の理解度は驚くほど変わります。相手に伝わりやすい話し方のコツを、具体例を交えながら見ていきましょう。
3-1. 漢字からひらがなへの置き換え術
それでは、わかりやすい話し方の基本となる言葉選びのテクニックを見ていきましょう。
まず大切なのが、漢字をひらがなに置き換える工夫です。
例えば「継続は力なり」という言葉。この表現を「続けることは力になる」と言い換えるだけで、ぐっと親しみやすくなりますよね。
では、なぜひらがなの方が伝わりやすいのでしょうか。
それは、漢字の多い文章が視覚的に「重たく」感じられるためです。画数の多い漢字が続くと、読み手の目が疲れやすくなり、内容を理解するのにも余計な労力が必要になってしまいます。
具体的な例を見てみましょう。
【漢字が多い例】
「作業効率の改善で、業務品質の向上を目指す」
【ひらがなを増やした例】
「仕事のやり方を工夫して、よりよい結果を出す」
後者の方が、すっと頭に入ってきませんか？
ただし、これは「すべての漢字をひらがなに変える」ということではありません。大切なのはバランスです。文章の要となる部分や重要な名詞は、むしろ漢字で表現した方が理解しやすくなります。。
3-2. カタカナ語を減らすテクニック
続いて、カタカナ語を減らすテクニックについてお話ししましょう。
ビジネスの場面では、カタカナ語がよく使われています。「イノベーション」「プロジェクト」「スケジュール」など、日常的に耳にする機会も多いですよね。
でも、このカタカナ語には思わぬ落とし穴が隠れています。それは「業界によって意味が違う」という点です。
たとえば「ベンダー」という言葉。IT業界では「製品やサービスを提供する会社」を指しますが、飲食業界では「自動販売機」、建築業界では「鉄を曲げる道具」を意味します。同じ言葉でも、まったく異なる意味を持っているのです。
では、カタカナ語を使わずに、どのように言い換えれば良いでしょうか。いくつか例を見てみましょう。
【カタカナ語の言い換え例】
・プロジェクト → 取り組み・計画
・スケジュール → 予定・計画
・モチベーション → やる気・意欲
このように日本語に置き換えることで、相手により伝わりやすくなります。
3-3. 余計な敬語を省くコツ
最後に、余計な敬語を減らすコツをご紹介します。
「申し訳ございませんが、ご確認いただけますでしょうか」
この表現、とてもよく使いますよね。でも実は「確認をお願いできますか？」で十分に丁寧さは伝わります。
実は、必要以上に丁寧な敬語を使うことで、かえってコミュニケーションがぎこちなくなってしまうことがあるのです。
特に気をつけたい表現をいくつか見てみましょう。
【簡潔にできる敬語表現】
・「～となっております」→「～です」
・「～させていただきます」→「～いたします」
・「ご案内申し上げます」→「お伝えします」
大切なのは「丁寧な気持ち」であって、「難しい言葉」ではありません。相手を思いやる気持ちは保ちながら、できるだけシンプルな表現を選ぶことで、むしろ誠意は伝わりやすくなります。
4. 幅広い年齢層に伝わる話し方
次に、年齢を問わず伝わりやすい話し方のポイントを見ていきましょう。
「子供から高齢者まで、誰にでも伝わる話し方」。これは、メディアの現場でも大切にされている考え方です。
同じ内容を伝えるにも、相手の年齢や経験によって理解度は大きく変わってきます。たとえば、スマートフォンの使い方を説明する場合を考えてみましょう。
【20代向けの説明】
「設定画面から通知をオフにできます」
【シニア層向けの説明】
「画面の一番下にある歯車のマークを押してみましょう。そうすると新しい画面が開きます。その中の『通知』という文字を探して押すと…」
後者の方が、手順を細かく区切って説明していますね。このように、相手の予備知識や経験に合わせて、説明の細かさを調整することが大切です。
実践的なトレーニング方法
わかりやすい話し方のスキルを磨くには、具体的にどんな練習をすれば良いのでしょうか。
実は、とても効果的な方法があります。それは「同じ内容を違う相手に説明する」練習です。たとえば、自分の仕事について以下の相手に説明してみましょう。
・小学生の子供
・お年寄り
・異業種の友人
それぞれの相手によって、使う言葉や例え話を変えていく必要があります。小学生には身近な学校生活に例えたり、お年寄りにはゆっくりと具体的に話したり。このように練習を重ねることで、自然と相手に合わせた説明ができるようになっていきます。
5. わかりやすい話し方を身につけるためのステップ
それでは、これまでお話ししてきた内容を実践に移すためのステップを見ていきましょう。
Step1: 自分の話し方を客観的にチェック
まず最初に行うのは、自分の話し方の客観的なチェックです。普段どんな言葉を使っているのか、一度立ち止まって振り返ってみましょう。
具体的な方法として、スマートフォンで自分の話を録音してみるのがおすすめです。以下のポイントに注目して確認してみましょう。
・漢字言葉の使用頻度
・カタカナ語の使用状況
・余計な敬語表現
・専門用語の使用
客観的に自分の話し方を聞くことで、思わぬ発見があるかもしれません。
Step2: 一つずつ改善を重ねる
自分の話し方のクセを把握したら、次は実際の改善に移ります。
ただし、すべてを一度に変えようとするのは難しいものです。焦らずに、以下の順番で少しずつ改善を重ねていくのがコツです。
- 余計な敬語を減らす
- カタカナ語を見直す
- 漢字の言い換えを試みる
最初から完璧を目指す必要はありません。たとえば、まずは「〜でございます」を「〜です」に変えてみる。慣れてきたら、次はカタカナ語を日本語に置き換えてみる。このように一つずつ意識を向けていくことで、自然とわかりやすい話し方が身についていきます。
Step3: フィードバックをもらう
そして最後に大切なのが、周りからのフィードバックです。
一人で改善を続けるのには限界があります。信頼できる人に意見をもらうことで、自分では気づかない課題が見えてくることがあります。
具体的には、以下のような点について感想を聞いてみましょう。
・説明はわかりやすかったか
・どの部分が理解しにくかったか
・言葉遣いは適切だったか
他の人の視点を取り入れることで、より効果的な改善につながります。もちろん、すぐに完璧を目指す必要はありません。少しずつでも、着実に伝わる話し方を身につけていきましょう。
まとめ：明日から実践できる、わかりやすい話し方のポイント
ここまでお話しした内容を、もう一度おさらいしてみましょう。
【物分かりの悪い人の視点に立つ】
当たり前だと思っていることでも、相手にとっては新しい情報かもしれません。相手の知識レベルを想定しながら、丁寧に説明していきましょう。
【読みやすい文章づくり】
難しい漢字は可能な限りひらがなに置き換え、相手が読みやすい表現を心がけましょう。ただし、大切な部分は漢字を残すなど、適度なバランスを保つことも忘れずに。
【カタカナ語を減らす】
日本語で言い換えられる表現は日本語を使い、業界特有の用語は丁寧に説明を加えていきましょう。
【シンプルな敬語表現】
敬語は必要最小限に抑えるのがコツです。シンプルな表現を心がけながら、相手を思いやる気持ちを大切にしていきます。
【年齢層に合わせた言葉選び】
相手に合わせた説明方法を選び、具体例を交えて話すことで、より理解が深まります。
これらのポイントは、一度に完璧に実践する必要はありません。まずは日常会話の中で少しずつ意識してみましょう。たとえば「〜でございます」を「〜です」に変えてみる、カタカナ語を日本語に置き換えてみる。そんな小さな積み重ねが、確実にあなたの「伝える力」を高めていきます。
わかりやすい話し方の基本は、相手を思いやる気持ちです。伝えたい内容が相手に届いてほしいという思いがあれば、自然と適切な言葉が選べるようになっていくはずです。
6. よくある疑問と解決方法（FAQ）
最後に、わかりやすい話し方に関してよく寄せられる質問にお答えしましょう。
- 仕事で使う専門用語は避けられないのですが、どうすれば良いでしょうか？
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専門用語を使うときは、初めて出てきた際に簡単な説明を添えるのがコツです。たとえば「PDCAサイクル（計画を立てて実行し、振り返って改善する流れ）を回していきます」というように。その後も必要に応じて説明を繰り返すと、相手の理解が深まります。
- 丁寧さを保ちながら簡潔に話すにはどうすれば良いでしょうか？
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丁寧さは言葉の複雑さではなく、相手を思いやる気持ちから生まれます。たとえば「申し訳ございませんが」という前置きの代わりに「お手数をおかけしますが」と言い換えるなど、シンプルでも心のこもった表現を選びましょう。
- 相手の理解度をチェックする良い方法はありますか？
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「ここまでで質問はありますか？」と聞くと、相手が質問しづらい場合があります。代わりに「○○の部分は、もう少し詳しく説明した方が良いですか？」など、具体的に確認する方が効果的です。