「会話の最中に言葉が詰まってしまう」「大切な商談で信頼を得られない」。ビジネスの現場では、こんな経験をされた方が少なくないようです。人との信頼関係は、特に初対面の場合、最初の数分のやり取りで決まってしまうことも。
安心してください。信頼される話し方には、誰でも実践できるポイントがあるんです。これから、すぐに活用できる3つの重要なポイントについて、具体的な例を交えながら詳しく解説していきます。
話し方で変わる、信頼関係の築き方
ビジネスの現場で本当に大切なもの、それは「信頼関係」なんです。素晴らしい商品やサービスがあっても、提案する側が信頼を得られなければ、その価値を相手に伝えきることはできません。
特に今の時代は、時間に追われ、情報もあふれています。新規の取引先との商談、初めてのお客様との会話。たった数分の中で、相手はあなたのことを「信頼できる人」だと感じてくれるでしょうか。
興味深いことに、この「信頼できる」という印象は、実は「話し方」によって大きく左右されるんです。特に次のような場面では、話し方が重要になってきます：
- 初対面の商談や打ち合わせの場面
- 新しいプロジェクトを提案するとき
- チームメンバーに指示を出すとき
- お客様からのクレーム対応
- 社内でのプレゼンテーション
これらの場面での話し方一つで、ビジネスの結果は大きく変わってくるものです。逆に、信頼されにくい話し方をしてしまうと、こんな問題が起きかねません：
- 商談や企画提案がスムーズに通らない
- チーム内での意思疎通がうまくいかない
- お客様との関係性が徐々に悪化
- キャリアアップのチャンスを逃してしまう
では、具体的にどんな話し方を心がければ信頼を得られるのでしょうか。反対に、どんな話し方は避けたほうがよいのでしょうか。
ポイント①：曖昧さを避ける、確実に伝わる話し方
信頼される話し方で最も大切なポイント、それは「誰が」「何を」するのかをはっきりと伝えることなんです。日本語って、主語や目的語を省いても何となく通じてしまいますよね。だからついつい、曖昧な言い方になってしまいがち。でも、ビジネスの現場では、その曖昧さが思わぬ誤解を生んだり、信頼を損ねたりすることがあるんです。
あいまいな表現の具体例
具体的な例を見てみましょう。新入社員への業務指示でよくある場面です。「資料を作成して、確認したら提出してください」という指示。一見普通に思えるこの言葉、実はとても曖昧なんです。例えば：
- その資料は誰が作るのか
- 確認は誰がするのか
- 提出先は誰なのか
- いつまでに仕上げればいいのか
こういった基本的な情報が抜け落ちているんですね。このような曖昧な指示は、こんな問題につながってしまいます：
- 指示された側が「すみません、これって…」と何度も確認せざるを得なくなる
- 作業がなかなか前に進まない
- 思いがけないミスが起きてしまう
- お互いにストレスを感じてしまう
信頼を高める明確な伝え方
それでは、先ほどの指示を信頼される話し方に変えてみましょう。
「田中さんが企画書を作成して、私が内容を確認します。確認が終わったら、今週金曜日までに部長に提出をお願いします」
このように具体的に伝えると、こんなメリットが生まれます：
- 誰が何をするのか、流れがはっきり分かる
- それぞれの役割と責任が明確
- 期限がしっかり示されている
- 後から確認する手間が省ける
さらに、特に大切な指示を出すときは、次のような工夫も効果的なんです：
- 大事なポイントはメモに書き出しておく
- 「ここまでで分からない点はありますか？」と理解度をチェック
- 複雑な内容は図や表を使って視覚的に説明
ポイント②：理想と具体例をバランスよく伝える話し方
ビジネスの場面で信頼関係を築くとき、大きな夢やビジョンを語ることはとても大切です。でも、そればかりだと「きれいごとを並べているだけ」と思われかねませんよね。
では、理想を語りながら、しっかりと信頼も得られる話し方のコツを見ていきましょう。大切なのは、抽象的な表現と具体的な例をうまく組み合わせること。実践的な方法をご紹介します。
大きすぎる話のリスク
ビジネスの現場でよく耳にする、こんな表現について考えてみましょう：
「私たちは最高の顧客体験を提供します」
「革新的なソリューションで業界に貢献します」
「持続可能な社会の実現を目指します」
素晴らしい言葉ですよね。確かに、聞いていて心が躍るような魅力的な表現です。でも、ここで気をつけたいポイントがあります。これらの言葉だけでは、かえって信頼を失ってしまうかもしれないんです。
というのも、聞き手の中にはこんな疑問が浮かんでしまうから：
- 本当にそれって実現できるの？
- 具体的に何をするつもり？
- その成果はどうやって確認できるの？
効果的な具体例の出し方
では、どうすれば大きな理想を語りながら、しっかりと信頼も得られるのでしょうか。そのコツは、「抽象的な理想」から「具体的な行動」へと、話を上手に展開していくこと。
具体的な例を見てみましょう：
「私たちは持続可能な社会の実現を目指しています。これは単なる言葉ではありません。昨年から全製品のパッケージを再生素材に切り替え、その結果CO2排出量を30%も削減できました。そして来月からは、さらに一歩進んで、お客様が使用済み製品を店頭で手軽に返却できるリサイクルの仕組みをスタートさせます」
このように話を組み立てると、聞き手に次のような印象を与えることができるんです：
- 素晴らしい理想を、具体的な形にしている
- 「30%削減」という数字で実績をしっかり示している
- これからの取り組みまで、はっきりと見えている
ポイント③：場面で使い分ける、声の距離感
信頼関係を築くとき、案外見落としがちなポイントがあります。それが「声の距離感」なんです。これは単純に声の大きさを調整するということではありません。相手との心理的な距離の取り方まで、実は大きく影響してくるんです。
適切な声量の見つけ方
声の大きさを考えるとき、実はいくつかの大切な要素があるんです。チェックしておきたいポイントをご紹介します：
- 相手との物理的な距離はどのくらいあるか
- 周りはどのくらいうるさいのか
- どんな内容の会話で、どれくらい重要な話なのか
- 相手がどんな反応をしているか
それでは、実際のビジネスシーンに当てはめながら、場面別の適切な声の使い方を詳しく見ていきましょう。明日からすぐに活用できるヒントをお伝えします。
1. オフィスでの一対一の会話
まずは、オフィスでよくある場面から見ていきましょう。隣の席の同僚と話をするとき。このケースでは、周りで働いている方の集中を切らないような、程よい声の大きさを意識するといいんです。
具体的な会話の例を比べてみましょう：
【適切な例】 あなた：（小声で自然に）「田中さん、この資料を確認していただけますか？」 田中さん：「はい、いいですよ」 あなた：「ありがとうございます。特に3ページの数字を見ていただけると助かります」
【避けたい例】 あなた：（大きな声で）「田中さん！この資料チェックしてくれる？」 （周りの人が作業の手を止めて振り向いてしまう）
2. 会議室での商談
次に、商談の場面について考えてみましょう。会議室での話し方で特に気をつけたいのが、部屋の広さや参加される方の人数に合わせた声の調整です。そして、もっと大切なのが、相手の様子を見ながら少しずつ声の大きさを変えていくこと。
実際の商談ではこんな感じです：
【新規取引先との初回商談でのポイント】
最初の挨拶：（落ち着いた自然な声で）
「本日は、貴重なお時間をいただき、ありがとうございます」
（ここで相手の表情や姿勢をさりげなくチェック）
本題に入るとき：（相手が心地よく感じる声量で）
「それでは、私どもからの提案内容についてご説明させていただきます」
3. オープンスペースでの立ち話
オープンスペースでの立ち話の場合も要注意です。周りの方への気配りはもちろん、話す内容の機密性まで考えながら、その場に合った声の大きさを選ぶことが大切なんです。
具体的な例を見てみましょう：
【オフィスでの立ち話での上手な対応】
上司：「この案件の進捗状況を教えてください」
あなた：（周りを確認しながら、小声で） 「はい、実は機密に関わる部分がございまして…」
上司：「では、会議室で詳しく話を聞かせてください」
あなた：「かしこまりました」
このようなやり取りなら、機密情報も周りに漏れる心配がありませんね。
声の距離感を適切に保つためのチェックポイント
声の距離感をうまくコントロールするために、次の3つのポイントは特に意識したいところです：
- 相手の様子をさりげなくチェック
- 思わず前のめりになっている → 声が届いていない様子
- 少し後ろに下がっている → 声が大きすぎるサイン
- 自然に耳を傾けている → ちょうどいい声の大きさ
- 周りの環境に気を配る
- 静かな会議室では → 落ち着いた声で
- にぎやかなオープンスペースなら → はっきりと声を通して
- オンライン会議のときは → 特に言葉の明瞭さを意識
- 話の内容で使い分ける
- 機密事項を伝えるときは → そっと抑えめに
- チーム全体への連絡事項は → みんなに届く声量で
- 励ましの言葉や感謝を伝えるときは → 温かみのある自然な声で
読者からよく寄せられる質問
【よくある質問にお答えします】
- 声が小さめなのですが、大きな声を出さないといけませんか？
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むしろ大切なのは、無理に大きな声を出すことではありません。相手に心地よく聞こえる、ちょうどいい声の大きさを探していくことです。声量が気になる方は、はっきりとした発音や上手な間の取り方を意識してみてください。そちらのほうが効果的なんです。
- オンラインミーティングでも同じように気をつければいいですか？
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基本的な考え方は同じなのですが、オンラインならではの工夫も必要です。例えば、通信の遅れを考えた間の取り方、画面越しでもしっかり伝わる声の大きさの調整など。それから、カメラに時々視線を向けることで、相手との距離が近くなりやすいんです。
- 緊張すると話し方が変わってしまいます。何か良い方法はありますか？
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準備が何より効果的です。お勧めの方法をいくつかご紹介しますね：
- 話す内容のポイントをメモに整理
- 本番前にゆっくり深呼吸
- 水を一口飲んでリラックス それから、緊張するのは自然なことです。気にしすぎないことも大切なポイントになります。
- 部下との信頼関係を築くコツを教えてください。
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大切なのは、指示の出し方とフィードバックの仕方です。「これをお願いします」だけでなく、「なぜこれが必要なのか」「具体的にどう進めていくか」まで、丁寧に説明することをお勧めします。また、日頃からコミュニケーションを取り、成長をサポートする姿勢を見せることで、自然と信頼関係が深まっていくものです。